حالا که تصمیم گرفتی بیای تو جمع مدیرایی که میخوان کسبوکارشون رو حسابی ارتقا بدن و از رقبا جلو بزنن، باید یه دید درستوحسابی نسبت به پیادهسازی اودو (Odoo) داشته باشی. اینجوری میتونی از نرم افزار odoo، بهترین استفاده رو ببری.
کلاً ماجرای راهاندازی اودو توی سه تا مرحله خلاصه میشه:
- کارای قبل از نصب.
- خود استقرار نرمافزار .
- و کارای بعد از نصب.
اگه بتونی این سه تا مرحله رو درست و تمیز پیش ببری، خیالت راحت باشه که اودو قراره توی شرکتت مثل ساعت کار کنه.
حالا توی این راهنمای کامل از «اودوگستر» میخوایم با هم بریم سراغ مراحل اصلی کار و ببینیم چه چالشهایی داره و هزینههاش چطوریه.
اگر هم حوصله مطالعه نداری و نیاز به مشاوره رایگان داری، میتونی به کارشناسای اودوگستر مراجعه کنی.
مراحل پیش از استقرار نرمافزار اودو
قبل از اینکه بری سراغ نصب و راهاندازی اودو، اول باید یه نگاه دقیق به سازمانت بندازی و خودتو برای یه سری تغییرات اساسی آماده کنی. این مرحله شامل این کاراست:
۱- هدفهاتو شفاف و دقیق مشخص کن
قبل از اینکه استارت کار رو بزنی، باید بدونی دقیقاً هدفت چیه و چه انتظاری از Odoo داری. باید ببینی کدوم بخشهای کسبوکارت نیاز به بهتر شدن داره؛ حسابداریه؟ مدیریت موجودیه؟ بحث CRM هست یا زنجیره تأمین؟
یه لیست کامل از نیازهای کسبوکارت دربیار و ببین اینا چجوری با قابلیتهای اودو مچ (هماهنگ) میشن. وقتی هدفهات روشن باشه، کل مسیر پروژه درست چیده میشه و خیالت راحته که تهش دقیقاً به همون نتیجهای میرسی که میخواستی.
۲- نسخه و ماژولهای درست رو انتخاب کن
اودو کلاً دو تا نسخه داره: یکی «Community» که رایگانه و یکی هم «Enterprise» که پولیه. باید ببینی کدومش به سایز شرکتت، بودجهات و پیچیدگی کارت میخوره.
از اونجایی که ساختار اودو ماژولاره، دستت بازه که فعلاً فقط همون ماژولهایی که لازم داری رو پیادهسازی کنی و بعداً که کسبوکارت رشد کرد، هر چی خواستی بهش اضافه کنی.
۳- یه شرکت کاربلد برای اودو پیدا کن
حتماً برو سراغ کسایی که گواهینامه رسمی اودو رو دارن؛ مثل اودوگستر و اودو ایران که توی پیادهسازی سیستمهای ERP حسابی باتجربهست. وقتی با یه تیم حرفهای کار میکنی، خیالت تخته که هم نیازهای کسبوکارت دقیق برآورده میشه، هم کارا سر وقت انجام میشه و هم کارمندات درستوحسابی آموزش میبینن.
بعدش باید یه تیم اجرایی تشکیل بدی که ترکیبی از بچههای خودتون و کارشناسای پیادهسازی باشه. یادت باشه بخشهای اصلی شرکتت مثل مالی، فروش و منابع انسانی که قراره با سیستم کار کنن رو حتماً پای کار بیاری.
۴- یه نقشهراه برای اجرا بکش
وقتی که ماژولهاتو انتخاب کردی، دیگه نوبت اینه که یه برنامه اجرایی (نقشهراه) درست کنی. این نقشهراه باید مو به موی مراحل رو نشون بده؛ از همون استارت اولیه تا لحظهای که سیستم بالا میاد و شروع به کار میکنه.
توی این برنامه باید دقیق مشخص کنی که چه چیزایی رو میخوای شخصیسازی کنی و چه تنظیماتی لازم داری؛ اصلاً یکی از نقاط قوت اودو همین شخصیسازیهاشه. توی نقشهراهت حواست باشه که این موارد حتماً باشن:
- زمانبندی دقیق واسه هر مرحله.
- شخصیسازیها و جاهایی که باید سیستمها به هم وصل (Integrate) بشن.
- نقاط مهمی (Milestones) که بتونی باهاشون پیشرفت کار رو چک کنی.
4-نقشهراه پیادهسازی را تعیین کنید.
هنگامی که ماژولهای مناسب را انتخاب کردید، نوبت به ایجاد یک طرح پیادهسازی میرسد. این نقشه راه پیادهسازی ERP باید هر مرحله از فرایند، از راهاندازی اولیه تا شروع به کار، شامل سفارشیسازیها و پیکربندیهای لازم را مشخص کند. سفارشیسازی سیستم یکی از نقاط قوت آن است. نقشه راه شما باید شامل موارد زیر باشد:
- جدول زمانی برای هر مرحله
- سفارشیسازیها و ادغامهای خاص
- نقاط عطف برای پیگیری پیشرفت
برای استقرار نرم افزار odoo میتوانید از کارشناسان اودوگستر کمک بگیرید.
📚بیشتر بخوانید:
مراحل استقرار نرمافزار اودو
۱- کارمندا رو برای تغییر آماده کن
ببین، کل موفقیت پیادهسازی سیستم ERP اودو برمیگرده به اینکه تیمت چقدر بتونه تر و تمیز و مؤثر ازش استفاده کنه. واسه اینکه خیالت راحت بشه کارمندا فوتوفن کار با نرمافزار رو بلدن و میتونن از همه امکاناتش نهایت استفاده رو ببرن، باید حسابی آموزششون بدی.
برای این کار، از همون شرکتی که سیستم رو برات تأمین کرده بخواه که یه سری مواد آموزشی مخصوص، که دقیقاً متناسب با فرایندهای کسبوکار خودت باشه، برات آماده کنن. جلسات عملی هم بذار که بچهها قشنگ با ویژگیهای اصلی این سیستم مدیریتی آشنا بشن. توی اون دوره حساس انتقال دادهها، تیم پیشتیبان اودوگستر خیلی پیگیره که تیمت بتونه خیلی دقیق از سیستم بهره مند بشه.
۲- دادهها رو پاکسازی و منتقل کن
یه قانون مهم هست که میگه اگه میخوای این برنامه درست کار کنه، باید «دیتای خوب» بهش بدی. پس قبل از اینکه اودو رو مستقر کنی، یه دستی به سر و گوش دادههای فعلیت بکش و حسابی پاکسازیشون کن.
هر چی اطلاعات بهدردنخور و اضافی داری رو حذف کن؛ مطمئن شو اونایی که میمونه کاملاً درسته، و بعدش هم یه جوری سازماندهیشون کن که با روش مدیریت دادهها توی Odoo جور دربیاد و مچ بشه.
۳- سیستم رو حسابی تست کن
قبل از اینکه سیستم رو کامل توی سازمان پیاده کنی، یه مرحله خیلی حیاتی داری: آزمایش کامل! باید انواع تستها رو انجام بدی مثل تست واحد، تست سیستم و تست پذیرش کاربر (که بهش میگن UAT) تا هر چی گیر و گور هست شناسایی و رفع بشه.
این مرحله خیالت رو راحت میکنه که سیستم دقیقاً همونجوری که انتظار داری کار میکنه، گردش کارهاش دقیقه و با بقیه سیستمهات هم خوب یکپارچه میشه. اگه این مرحله رو درست و حسابی انجام بدی، چالشهای استقرار ERP توی سازمانت به حداقل میرسه.
مراحل پس از استقرار نرمافزار اودو
استارت کار واقعی، ولی با نظارت!
خب، وقتی خیالت از بابت تستها راحت شد و دیدی همه چی اوکیه، دیگه وقتشه که بزنی به دل کار واقعی؛ یا به قول معروف، سیستم رو «Go Live» کنی. تو این مرحله، باید مطمئن باشی که همهی کارمندا آمادهن و تجهیزات لازم رو دارن.
یه تیم پشتیبانی هم باید چهارچشمی مراقب اوضاع باشه و دم دست باشه که اگه یهو مشکلی پیش اومد، سریع بپرن وسط و حلش کنن. ببین، استفاده از خدمات پشتیبانی تو همون روزای اولِ بعد از اجرا خیلی حیاتیه، چون همیشه یه سری چالشهای یهویی و پیشبینینشده پیش میاد که باید سریع جمعوجور بشه و تنظیمات نهایی انجام بشه.
نگهداری و بهتر کردن مداوم سیستم فکر نکن وقتی اودو مستقر شد دیگه کار تمومهها!
بعدش باید مداوم حواست به عملکرد سیستم باشه و چکش کنی. از کاربرات هم بخواه که نظرشون رو رک و راست درباره برنامه بگن.
جالبه بدونی که ERP اودو خیلی «مقیاسپذیره»؛ یعنی چی؟
یعنی هر وقت کسبوکارت رشد کرد و بزرگتر شد، دستت بازه که راحت ماژولهای اضافی رو پیادهسازی کنی یا کلاً سیستمت رو ارتقا بدی. هر از گاهی هم یه نگاهی به فرایندها بنداز و بهروزشون کن تا مطمئن شی هنوزم با هدفهای کسبوکارت جور درمیاد و سیستم داره بهینه کار میکنه.
حالا برسیم به بحث هزینههای اودو اینکه خرج اجرای Odoo چقدر آب میخوره، به چند تا عامل مختلف بستگی داره:
- اندازه و پیچیدگی کسبوکارت: خب تابلوئه که پیادهسازی ERP واسه یه شرکت کوچیک با کاربرای کمتر، خیلی راحتتر و ارزونتر از راهاندازی یه سیستم کامل واسه یه شرکت بزرگه.
- چقدر میخوای شخصیسازی کنی: اگه بخوای نرمافزار رو دقیقاً فیتِ تن کسبوکارت بدوزن (سفارشیسازی کنن)، باید بیشتر هزینه کنی؛ چون متخصصهای ارائهدهنده باید زمان و تلاش بیشتری براش بذارن.
- مدتزمان کار: بعضی شرکتا قبلاً اودو رو نصب کردن، فقط برای تنظیم کارای حسابداری یا سادهتر کردن عملیاتشون کمک میخوان؛ ولی بعضیای دیگه میخوان سیستم از صفرِ صفر تو سازمانشون نصب بشه که خب، معلومه این دومی خرجش بیشتره.
چالشهای پیادهسازی نرمافزار Odoo ERP
ببین، پیادهسازی این سیستم هم مثل هر تغییر دیگهای توی مدیریت کسبوکار، یه سری چالشها و دردسرهای خاص خودشو داره که در ادامه میخوایم چندتاش رو با هم مرور کنیم:
- مدیریت تغییر (یا همون مقاومت بچهها!) کلاً آدما جلوی تغییر مقاومت میکنن، این یه رفتار کاملاً طبیعیه؛ ولی خب، میتونه تأثیر خیلی جدی روی موفقیت هر سیستم جدیدی بذاره. برای اینکه از پس این چالش بربیای، باید درستوحسابی با کارمندا ارتباط بگیری، کامل آموزششون بدی و خیلی شفاف مزایای این سیستم جدید رو به همه کاربرا نشون بدی تا همراهت بشن.
- ماجرای انتقال دادهها وسط فرایند انتقال اطلاعات، ممکنه یهو به مشکل بخوری؛ مثلاً ببینی کیفیت دادهها پایینه یا با هم ناسازگارن. واسه اینکه گیر نیفتی، باید قبل از شروع و حتی در طول فرایند انتقال، روشهای پاکسازی و تأیید اعتبار دادهها رو سفت و سخت انجام بدی.
- یکپارچهسازی با بقیه سیستمها اینکه بخوای ERP اودو رو به سیستمهای فعلیت وصل کنی مثلاً به پلتفرمهای فروش آنلاینت، سیستمهای پایانه فروشگاهی (POS) یا بقیه نرمافزارات ممکنه یه ذره چالشبرانگیز باشه. پس حتماً باید یه برنامه مدون و دقیق واسه این یکپارچهسازی داشته باشی.
- وقتی کار بیشتر از بودجه و زمان میبره توی هر پروژه IT پیچیدهای، از جمله همین استقرار نرمافزار اودو، همیشه این احتمال هست که هزینهها و زمان از چیزی که فکر میکردی بیشتر بشه. واسه اینکه این چالش رو کم کنی، باید برنامههای دقیقی واسه پروژه بریزی، مرتب پیشرفت کار رو چک کنی و یه استراتژی فعال واسه مدیریت ریسکها داشته باشی.
- انتخاب رفیق راه (شریک اجرایی) اینو جدی میگم، انتخاب شرکتی که قراره کار رو برات انجام بده، واسه موفقیت پروژه حیاتیه. اگه با یه گروه متخصص کار کنی مثلاً همین تیم «اودوگستر» تأثیر مثبتش رو کاملاً توی نتیجه نهایی اجرا میبینی.
کدوم ماژولهای ERP استقرارشون سختتره؟
همونطور که میدونی، ERP اودوگستر بیشتر از ۵۰ تا ماژول مختلف داره که هر کدوم جدا نصب میشن ولی قابلیت اینو دارن که با هم مچ (یکپارچه) بشن. ولی خب، داستان نصب و راهاندازی همهشون یکی نیست؛ هزینه و چالش هر کدوم فرق داره.
اما بین اینهمه، ۳ تا ماژول اصلی هستن که استقرارشون وقت و هزینه بیشتری نسبت به بقیه میبره: انبار، تولید و حسابداری.
واسه راهاندازی این برنامهها باید حسابی وقت بذاری چیزی بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ ساعت و طبیعتاً هزینه بیشتری هم داره. چرا؟ چون اینا نیاز به شخصیسازی ویژه دارن تا دقیقاً فیتِ کسبوکارت بشن و فرایند انتقال اطلاعات سازمانی به داخلشون پیچیدهتره. واسه همین پیشنهاد میکنم برای پیادهسازی این سه تا ماژول سنگین، حتماً با متخصصای «اودوگستر» مشورت کنی تا راه و چاه رو نشونت بدن.
حرف آخر...
شک نکن که استقرار نرمافزار اودو کارایی سازمانت رو میترکونه، دقت دادههات رو بالا میبره و باعث رشد کلی کسبوکارت میشه. اگه برنامهریزی دقیق داشته باشی، چالشهای احتمالی رو حل کنی و طبق اصول پیش بری، میتونی از تمام پتانسیل Odoo ERP استفاده کنی.
ولی یادت نره، انتخاب یه شرکت کاردرست و مطمئن واسه موفقیت پروژهت حیاتیه. همکاری با یه تیم باتجربه و کاربلد مثل «اودوگستر» میتونه کلاً سرنوشت زمانبندی، بودجه و نتیجه نهایی کار رو عوض کنه. پس معطل نکن و همین امروز با مشاورای ما تماس بگیر.